Klantacceptatie "Voor de zakelijke markt willen we ons klantacceptatiebeleid aanscherpen"

Breman Service Weert is dé installateur van mechanische ventilatiesystemen en CV-ketels voor het zuiden van Nederland. Zowel de zakelijke als particuliere markt kan voor onderhoud, installatie of reparatie terecht bij de dochteronderneming van Breman uit Genemuiden. Door de groei van het bedrijf ontstond er teveel druk op de uitvoering van het debiteurenbeheer. Daarom mochten we financieel manager Guido Wullems helpen om dat probleem op te lossen.

'De tijd en kennis ontbrak'

“In 2017 viel op het hoofdkantoor van Breman in Genemuiden de beslissing om voor alle vestigingen in Nederland het debiteurenbeheer uit te besteden aan KCF. Binnen ons bedrijf vond de aftrap van dat project plaats. En daar waren we best gelukkig mee. Debiteurenbeheer deden wij er een beetje naast. De echte tijd en de kennis om het gedegen uit te voeren ontbrak. Omdat we een flinke groei doormaakten, kwamen we steeds vaker in de problemen.”

'De oorzaak lag vooral bij onszelf'

“Zelf wisten we al dat de oorzaak vooral bij onszelf lag. We waren niet in staat om klantvragen over facturen tijdig te beantwoorden, het versturen van aanmaningen schoot er te vaak bij in en ons databeheer hadden we ook niet 100% voor elkaar. Wil je incasseren, dan zijn dat natuurlijk wel vereisten. In de gespreken met KCF hebben we alles wat in onze ogen beter moest aangegeven en alle termijnen qua betalingsherinneringen en aanmaningen gedeeld.”

'KCF haalde alle fouten uit onze data'

“We besloten het plan van aanpak dat KCF op basis van onze input maakte, eerst in te zetten bij onze particuliere klanten. KCF vond dat we de gemiddelde betalingstermijn flink naar beneden moesten brengen. En dat we de bestaande data flink moesten verrijken om deze kloppend te maken. Om die verbeteringen door te voeren, sloten ze hun eigen softwareprogramma rechtstreeks aan op ons ERP-systeem. Zo konden ze zonder onze tussenkomst gelijk alle openstaande posten inzien en meteen aan het schrijven en bellen slaan. Enerzijds om achter ons geld aan te zitten, maar ook om alle fouten uit onze data te halen.”

'De werkdruk is tot normale proporties teruggebracht'

“Nog altijd zijn we dolblij met het werk van KCF. Niet langer verliezen we 80% van onze tijd aan 20% van onze particuliere klanten. En het aantal incasso’s is sterk verminderd. Dat heeft de werkdruk en de kosten tot normale proporties teruggebracht. Daarnaast heeft hun aanpak om data kloppend te maken onze ogen geopend. Dat passen we nu ook toe op andere afdelingen in ons bedrijf. Want als onze planning niet het juiste adres in het systeem heeft staan, zadelen zij onze monteur die met z’n bus voor komt rijden op met een probleem. En het bedrijf met extra kosten.”

'KCF gaat nu ook het debiteurenbeheer voor onze zakelijke markt uitvoeren'

“Hoe tevreden we over KCF zijn, blijkt vooral uit het feit dat we hen nu ook in gaan zetten voor het debiteurenbeheer voor de zakelijke markt. Die tak vormt met 75% veruit het grootste percentage van ons klantenbestand. En dus zal het werk dat ze met onze woningcorporaties en beleggers gaan verrichten het meeste impact hebben: een betere cashflow en meer werkkapitaal om de groei van ons bedrijf opnieuw een boost te geven. 

We willen zelfs dat KCF ook ons klantacceptatiebeleid gaat aanscherpen. Want hoe scherper we aan de voorkant van ons proces op potentiële wanbetalers zijn, hoe meer profijt we daarvan hebben aan de achterkant.”

'We kunnen het zonder zorgen loslaten'

“Zonder aarzeling vertrouw ik KCF ook het debiteurenbeheer van onze zakelijke markt toe. Ze hebben bij onze particuliere klanten ruimschoots bewezen dat we het helemaal los kunnen laten. Ze doen wat ze beloven en zullen ons ook rond de zakelijke klanten weer goed op de hoogte houden. Rond de particuliere markt krijgen we elke maand een rapportage en een aantal keer per jaar nemen ze de stand van zaken persoonlijk met ons door. Dan bespreken ze knelpunten, doen verbetervoorstellen en voeren deze door. Zo zal het straks ook weer gaan.”