Debiteurenbeleid-uitvoering "Dankzij KCF hebben we de rust en ontspanning teruggevonden"

Post Consultancy is een advies- en administratiekantoor op Urk dat actief is in de financiële dienstverlening binnen het midden- en kleinbedrijf. Met visserij, binnenvaart en maritieme dienstverlening als specialisme. Om het werkkapitaal te vergroten en rust en ontspanning in de bedrijfsvoering terug te vinden, besteedde directeur Louwe Post het debiteurenbeheer aan KCF uit.

'Er zat geen consistente lijn in ons debiteurenbeleid'

“Martin en ik ontmoetten elkaar vier jaar geleden bij een zakelijke gelegenheid. Daar spraken we af dat hij eens vrijblijvend langs zou komen om te praten over ons debiteurenbeheer. Op dat moment hadden wij te kampen met veel debiteuren. Die stuurden we zelf herinneringen en aanmaningen. Maar daar zat geen consistente lijn in. Met iedereen maakten we weer andere afspraken. Daar ging veel tijd en negatieve energie inzitten. Ik wilde naar een situatie toe dat mijn werknemers en ik ons weer helemaal konden focussen op wat we echt leuk vonden. Nadat ik Martin dat verhaal ook vertelde bij de bak koffie op onze zaak, spraken we af dat KCF een tijdje de uitvoering van het debiteurenbeleid van ons over zou nemen. Inmiddels zijn we vier jaar verder en doet KCF het nog steeds.”

'Ik hoef nooit meer op debiteuren af te boeken'

“Dat zegt alles over hoe tevreden we zijn. Voor we KCF inschakelden, moesten we echt een aantal uren in de week voor het debiteurenbeheer gaan zitten. Met frisse tegenzin en ook nog eens een onbevredigend resultaat. Elk jaar boekte ik namelijk af op debiteuren en daarmee ging onnodig werkkapitaal verloren. Sinds KCF ons het werk uit handen heeft genomen, heb ik nooit meer op debiteuren af hoeven te boeken. Gunstig voor het werkkapitaal, waarmee ik een aantal keuzes om te investeren makkelijker kon nemen. Minstens zo prettig is het dat we geen negatieve energie meer kwijt zijn aan debiteurenbeheer. We worden volledig ontzorgd door KCF. Daardoor hebben we ook een stuk rust en ontspanning teruggevonden.”

'KCF werkt volgens onze normen en waarden'

“Elke morgen om 9.00 uur ontvangt KCF automatisch onze debiteurenlijst. Met dank aan de synchronisatiemogelijkheid van hun softwareprogramma Debisoft, dat ze bij ons installeerden. Daar hebben we geen enkel omkijken naar. Volgens een consistent beleid, waar het bij ons juist aan ontbrak, treedt KCF met onze debiteuren in contact. In het begin moesten onze debiteuren daaraan wennen. Maar ik merkte dat ze het op een gegeven moment als gewoon gingen ervaren dat er niet door ons kantoor gebeld werd, maar door KCF. KCF werkt namelijk helemaal volgens onze waarden en normen en luistert eerst naar de debiteur om te achterhalen waarom een betaling uitblijft. In overleg worden dan betaalafspraken gemaakt. Pas als die niet worden nagekomen, volgen herinneringen en in het uiterste geval aanmaningen. Maar dat probeert KCF zoveel mogelijk te voorkomen.”

'Sommige debiteuren van ons zijn nu zelf klant bij KCF'

“Daarmee laat KCF zien echt met mij als klant mee te denken. Een gevoel dat ik bij de eerste kennismaking met Martin al had en dat in de praktijk bevestigd is. Ook in de communicatie blijkt dat. Als ze twijfelen over hoe een debiteur te benaderen, houden ze altijd even ruggenspraak met mij. Zo houden we onze debiteuren in veruit de meeste gevallen tevreden. Sommigen zijn inmiddels zelfs klant bij KCF. Ik heb ze dat van harte aangeraden. Want als je werkkapitaal wilt vergroten en ergernis wilt verkleinen, is KCF de ideale partij.”