Incasso ‘Voor een vast bedrag per maand regelt KCF alles’

Van loodgieterswerk (gas, water, riolering en vloerverwarming) tot cv. En van mechanische ventilatie tot sanitair. Vanuit Urk verzorgt ToTec als totaalinstallateur complete installaties voor zowel particuliere als zakelijke klanten. Om daar de volledige focus op te houden, besteedt directeur Auke van Slooten het debiteurenbeheer en de incassotrajecten uit aan KCF.

‘We werken al meer dan tien jaar samen’

“Inmiddels gaat de samenwerking tussen ToTec en KCF al meer dan tien jaar terug. En opmerkelijk genoeg begon ons partnerschap door een moment waarbij we allebei aan de andere kant van de gesprekstafel plaatsnamen… Een klant van ons had werkzaamheden voor ToTec verricht en daarbij schade gemaakt aan een object. Het schadebedrag was groter dan de factuur die wij kregen. Dus vond ik de factuur onterecht. Over dat geschil zouden we in gesprek gaan. En daarbij werd onze klant vergezeld door Martin Kombrink van KCF.”

‘Geen spoortje agressie, maar rustig en geduldig’

“Toen KCF beide kanten van het verhaal vernam, was het advies helder. Ik stond volgens Martin in mijn recht en hij vond ook dat ik niet hoefde te betalen. De correcte manier waarop KCF zich opstelde, sprak mij gelijk aan. Geen spoortje agressie en heel rustig en geduldig. Een fijn gesprek, waar zowel de klant als ik een goed gevoel aan overhielden. Niet veel later belde ik Martin op. Om hem nogmaals te bedanken en te vragen of hij op eenzelfde manier het debiteurenbeheer en onze incassotrajecten over kon nemen.”

‘We kunnen ons nu focussen op onze specialiteit’

“Ik wilde dat ToTec zich vooral kon blijven focussen op haar specialiteit: installatiewerk. En ik merkte dat het managen van de 400 facturen die we gemiddeld open hadden staan, te veel tijd kostte. In veel gevallen ging het om bedragen van tussen de 50 en 500 euro; facturen waarvan klanten toch de neiging hebben om deze nog even aan de kant te leggen. Voor ik het wist, waren er weer een paar weken voorbij. Dat moest anders. En met KCF heb ik de juiste partij gevonden die me daarin ontzorgen.”

‘Meer geld op de rekening om mee te werken’

“We spraken een plan van aanpak door met een betalingstermijn van 30 dagen. Klanten die na 35 dagen niet betalen, krijgen een briefje. Weer vijf dagen later een belletje. Met begrip voor de situatie zoeken ze dan naar een oplossing. En als die er willens en wetens niet komt, neemt KCF contact met ons op om samen een plan te maken. Tot op de dag vandaag werkt dat perfect. Ik heb bijna geen facturen meer openstaan na dertig dagen. En dus meer geld op de rekening om mee te werken en te kunnen ondernemen.”

‘Op een nette manier zitten ze er bovenop’

“KCF werkt voor ons op contractbasis. Voor een vast bedrag per maand regelen ze alles. Consequent en op een nette manier zitten ze er bovenop. En omdat ze oog voor mijn klantrelaties hebben, zullen ze nooit op eigen houtje maatregelen nemen. In al die jaren hebben we echt een goede band opgebouwd. Een klik die er meteen was. Ik kan alleen maar positieve dingen over ze zeggen.”